O processo de planejamento de um evento vai muito além de pensar em um coffee break para colaboradores e parceiros. Mais do que uma forma de reunir os clientes internos e externos, os eventos empresariais são possibilidades estratégicas de reforço de marca, lançamento de produtos e ampliação do faturamento.
Para que os seus objetivos sejam cumpridos, existem etapas estratégicas e que não podem ser puladas para garantir o alinhamento, engajamento e a experiência do cliente com o mais alto padrão.
Neste artigo, demonstramos as etapas fundamentais para a execução de eventos empresariais completos e como a sua empresa pode guiar cada uma delas.
Primeira etapa: definição de objetivos e público do evento
A primeira etapa de um evento é entender a sua intenção.
Entender o planejamento da empresa e os objetivos do departamento que está demandando o evento é essencial para o início dele.
Por isso, responder um questionário rápido pode direcionar quais são os próximos passos a serem seguidos, guiando decisões futuras.
Ao construir a primeira parte do briefing deste evento, comece por:
- Qual é o propósito do evento?
- Quem é o público-alvo?
- Quais são os resultados esperados?
- Qual é o valor disponível para esta ação?
Com essas informações em mãos, a sua empresa já está preparada para começar a planejar os próximos passos da sua realização.
Segunda etapa: planejamento estratégico
Da mesma forma que novos projetos demandam um planejamento estratégico, o evento também precisa ter o seu.
Para esta nova fase, mais perguntas surgem e as decisões precisam ser tomadas para garantir que tudo saia como planejado. Agora, chegou o momento de começar a pensar em:
- Definir data e local;
- Definir se será presencial, híbrido ou online;
- Definir o cronograma de atividades que serão realizadas no evento;
- Definir o orçamento detalhado.
Dentro deste planejamento também é preciso estar ciente que prever riscos, estruturar a equipe e alinhar os fornecedores com antecedência é necessário para evitar imprevistos.
Terceira etapa: curadoria de conteúdo e experiência
Com a parte mais operacional definida, chega o momento de criar a parte pulsante do evento: o conteúdo.
Através dele que tudo tomará forma e transformará os objetivos e realidade. Palestras, painéis, dinâmicas e ativações são essenciais para encantar o público-alvo e garantir uma boa experiência, além de manter o interesse alto do início ao fim.
Mais do que a sequência de todos eles, é preciso pensar profundamente em como a experiência será entregue, começando a se perguntar:
- O que será abordado?
- Como será a apresentação dos materiais e do evento em si?
- O público vai poder levar algo de recordação?
- Como as pessoas irão reconhecer a marca por trás dele?
É neste momento que a criatividade entra em jogo, definindo toda a identidade visual e narrativa responsáveis por conectar o público. A ideia aqui é impactar!
Quarta etapa: produção e divulgação
Etapas separadas, mas que ocorrem simultaneamente, a produção do evento e a sua divulgação são momentos importantes e que definem o sucesso de tudo o que foi planejado.
A produção está diretamente envolvida com o contato com os fornecedores e toda a montagem do evento — de testes técnicos à checagem de cada detalhe.
Tudo o que envolve a sua organização e execução está alinhada aqui, garantindo que toda a estrutura esteja pronta e que todo o cronograma sairá como o esperado, sempre pensando na experiência do participante.
E quando o assunto é experiência, a divulgação entra em cena ao mesmo tempo. É ela a responsável por comunicar o público e entregar a eles um spoiler do que podem esperar.
Assim como a produção, ela ocorre antes, durante e depois do evento, mantendo todos os pontos de comunicação da marca atualizados ao mesmo tempo de acordo com as características de cada um deles.
Como exemplo de ações de divulgação, temos:
- Landing page ou hotsite;
- Disparo de convites e e-mail marketing;
- Conteúdo para as redes sociais;
- Cobertura ao vivo;
- Repercussão e entrevistas com os convidados;
- Divulgação dos resultados e dados do evento.
Com a visão integrada desses pontos, a sua empresa terá o evento conectado ao ecossistema digital, potencializando os resultados da ação e recebendo dados que poderão ser explorados depois dele.
Quinta etapa: avaliação e follow up
O evento finalmente acabou! Mas será que é só isso mesmo?
Não importa o público-alvo, os eventos sempre voltam com resultados e precisam ter o seu follow-up realizado.
Para guiar os próximos passos e direcionar o time para as tratativas ideais em relação aos participantes, a avaliação dos dados coletados é essencial. Por isso, algumas métricas precisam ser analisadas:
- Satisfação dos participantes;
- Leads gerados;
- Retorno sobre o investimento;
- Engajamento nas redes sociais;
- Menções do nome da marca;
- Entre outras.
Todos os dados servirão de respaldo para que os times responsáveis entrem em contato com os participantes para fortalecer o relacionamento e solidificar o senso de comunidade.
