A jornada diária acaba transformando o ambiente de trabalho em uma segunda casa. Depois de um ano cheio de desafios, metas e objetivos, é chegada a hora de celebrar ao lado dos colegas de trabalho!
Seja para apresentar bons resultados ou simplesmente encerrar o ano com chave de ouro, a “festa da firma” é uma boa pedida para deixar os colaboradores mais animados com o que está por vir!
Por onde começar? Entrevistamos a nossa Produtora de Eventos, Livia Botti, e listamos 10 etapas para planejar sua festa de fim de ano.
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- Quando começar a planejar
Cerca de 3 a 4 meses de antecedência é o ideal. Quanto antes começar a planejar, mais acertadas serão as decisões, como, por exemplo: mais opções de local, de fornecedor e tempo para desenvolver o tema ou o conceito.
- Quando começar a planejar
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- Lista de convidados
Estabelecer o número de convidados é o ponto de partida para determinar o tamanho da festa e também do orçamento; as etapas subsequentes precisam dessas informações bem definidas. Por isso, comece a listar o quanto antes!
- Lista de convidados
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- Acompanhantes
O que é mais importante nesse momento para a empresa? Focar no engajamento da equipe de colaboradores ou compartilhar a confraternização com aqueles que dão apoio e suporte durante todo o ano para nos dedicarmos ao trabalho? Respondendo à essas perguntas, fica fácil de decidir.
- Acompanhantes
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- Locação
O local é o primeiro item a ser contratado, pois conduz a logística de quase toda a organização. É definido, principalmente, pelo número de convidados e pela temática escolhida para o evento.
- Locação
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- Tema e conceito
Um evento com tema – um título – pode orientar o dress code e pode ser escrito no convite, é muito bom para promover engajamento dos seus convidados. Agora, se você quer encantar o seu convidado, pense na criação de um conceito, um mote e, por que não dizer, no “clima da festa”. O conceito é quase um roteiro cinematográfico onde todos os momentos, ações, cenários, músicas, atrações e brindes podem remeter à um momento imaginário para vivenciar uma história inesquecível.
- Tema e conceito
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- Alimentos e Bebidas
A qualidade da comida e da bebida pode, ou não, estar alinhada ao conceito, mas sempre garante o sucesso da sua festa. Procure um senso comum entre os “gostos” dos seus convidados, assim, ninguém fica sem aproveitar os sabores do evento.
- Alimentos e Bebidas
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- Ambientação
Pense sempre no conforto dos seus convidados e no momento de cada ação, cenografia, decoração e iluminação cenográfica podem transformar qualquer espaço, tornando-o bonito e elegante.
- Ambientação
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- Entretenimento
A escolha do entretenimento do evento é feita de acordo com o perfil da empresa e dos colaboradores. Música e registro são itens básicos, enquanto ações de engajamento e entretenimento são imprescindíveis para marcar a festa como inigualável.
- Entretenimento
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- Registro
Registrar o evento eterniza e relembra o momento. Portanto, a escolha de profissionais de confiança é de extrema importância.
- Registro
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- Brindes
É uma maneira de mimar os convidados e gerar boas lembranças durante a rotina dos próximos anos.
- Brindes
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Fazer sozinho ou contratar uma agência?
Seguindo esses passos, você conseguirá organizar seu evento sem se esquecer de nada, garantimos. Contudo, esteja atento às tendências e tecnologias que nunca param de se inovar, para sempre surpreender os seus convidados.
Além disso, lembre-se, preparar um evento é “estar preparado” para toda e qualquer adversidade de última hora, por isto, ter um profissional sempre por perto, pode trazer tranquilidade para que você também possa desfrutar esse momento. Como diz a nossa expert em eventos: “caso o plano A não dê certo, não se preocupe, temos o alfabeto todinho preparado para arrasar neste evento!”
Esperamos que seu evento seja um sucesso!
Se quiser dar uma espiada no nosso portfolio, fique à vontade! Quem sabe algum dos nossos cases possa te dar um insight legal para a sua festa.